MANUALES DE ORGANIZACION

MANUALES DE ORGANIZACION

 ¿QUE SON LOS MANUALES DE ORGANIZACION?

es un instrumento administrativo que se utiliza de apoyo para la correcta coordinación de todas las personas que forman parte de una estructura organizacional; está diseñado para difundir las líneas de autoridad y responsabilidad, así como para dar a conocer los objetivos y las funciones.

OBJETIVOS

Facilita la comprensión de las políticas, objetivos, estructuras y funciones de cada área de la organización. 

Delimita las funciones y responsabilidades de cada área administrativa. 

Asegura y facilita la información necesaria para realizar las labores encomendadas, logrando uniformidad en los procedimientos de trabajo.

CLASIFICACION

Por su naturaleza

• Micro administrativos: contienen información de una sola empresa o de una de sus áreas.
• Macro administrativos: utilizados en los corporativos donde se incluye información de más de una empresa.
• Meso administrativos: incluyen información de una o más organizaciones de un solo sector.

Por su área 

El origen de este tipo de manuales administrativos parte de que las empresas pequeñas y medianas cuentan, por lo general, con una estructura organizacional pequeña, es decir, no tienen gran cantidad de niveles jerárquicos, ni de áreas; y el número de puestos con que cuentan son poco especializados, por lo que el manual de organización de esas empresas no es de gran magnitud. 

Por su contenido 

La magnitud de la empresa, la naturaleza de sus funciones y la complejidad de las mismas servirán para determinar la especialidad y cantidad de los manuales.

es necesario elaborar manuales especializados, ya no sólo de organización y procedimientos, también manuales de bienvenida, de formas, de diagramas, de puestos, inclusive de llaves. Así, encontramos manuales de organización, de bienvenida, de organigramas, de puestos, de procesos, de calidad, etc.

Por su ámbito 

• Manuales generales: contienen información global de la empresa.
• Manuales específicos: contienen información detallada de toda la empresa o de una de sus áreas.

DIAGRAMA DE FLUJO

El diagrama de flujo también conocido como flujo grama, es una herramienta utilizada para representar la secuencia de las actividades de un proceso.

• Línea de flujo: La línea de flujo muestra la dirección del proceso y conecta a dos bloques entre sí.

• Terminador o terminal: El terminador o terminal representa los puntos de inicio o fin del proceso de un diagrama de flujo.

• Proceso: El símbolo del proceso es el componente más común de un diagrama de flujo e indica un paso del proceso.

• Comentario o anotación: Puedes mencionar información extra acerca de un paso con un comentario o anotación.

  
  

  

  
  

  • Decisión: Este símbolo representa a una decisión que tu equipo o tú deben tomar para pasar al paso siguiente del proceso. Por lo común, se trata de una decisión del estilo “verdadero o falso” o de una pregunta que se responde por sí o por no.

  • Datos almacenados: Simboliza a un archivo o base de datos.

  • Símbolo “o”: Indica que el flujo del proceso continúa en tres o más ramas.

  • Entrada/salida: El símbolo de entrada/salida representa el proceso de incorporación o extracción de datos externos.

    
    

    

    
    

    • Proceso alternativo: Las líneas de este símbolo, por lo general, son líneas de puntos. El símbolo en sí mismo indica una alternativa al paso normal del proceso en caso de ser necesaria.

    • Proceso predeterminado: Este símbolo señala un proceso que ya ha sido determinado en algún otro lugar.

    • Múltiples documentos: Simboliza a muchos documentos.

    • Preparación o inicialización: Este símbolo indica un paso de preparación o inicialización en el proceso.

      
      

  

  
  

  TIPOS DE DIAGRAMA DE FLUJO

• El diagrama de flujo de decisiones ayuda aexplicar las medidas que se toman para justificar una decisión. Este tipo de diagramas de flujo es muy útil para anticipar las consecuencias de diferentes decisiones.

• Un diagrama de flujo lógico se aplica para detectar deficiencias, cuellos de botella o limitaciones del proceso que podrían causar interrupciones o problemas. 

• Un diagrama de flujo de sistema representa el modo en que los datos fluyen en un sistema. Por lo general, se usan en el mundo de las finanzas.

• Con un diagrama de flujo de productos se visualiza el proceso de creación del producto y su orden secuencial. Este tipo de gráficos pueden constituir documentación muy útil para cuando lances un producto nuevo o mejores el proceso de producción.

• En un diagrama de flujo de procesos se muestra cómo se obtendrá cierto resultado con un proceso. Probablemente crees un diagrama de flujo de este tipo para mejorar algún proceso que ya uses o para implementar uno nuevo.